Повышение эффективности бизнеса. Практические советы

Начнем с того, про что частенько забывают – стратегия компании. Ведь, как говорил Кот в известной книге Льюиса Кэрролла: «Если идти куда-нибудь, то куда-нибудь ты обязательно прийдешь». Весь вопрос в том, куда же все таки надо? И это про стратегию.

Куда же мы идем?

Разработка стратегии компании – это, в сущности, поиск ответа на три вопроса: ДЛЯ ЧЕГО? ЧТО? и КАК? делает компания. И очень важно, чтобы на них отвечали именно те люди, которые будут потом воплощать стратегию в жизнь. Тогда можно быть уверенным, что в стратегическом планировании будут учтены ценности и корпоративная культура компании. При этом стратегия компании не может и не должна существовать отдельно от остальной деятельности. Именно стратегия и определяет, какими будут планы, организационная структура и бизнес-процессы компании.

Внедрить стратегию – это значит настроить в компании все процессы так, чтобы они вели к намеченным стратегическим целям. Это же в свою очередь означает, что все сотрудники компании должны четко понимать, куда мы идем, и что это значит для каждого из них лично.

Теперь давайте поговорим про управляемость компании. Позвольте поинтересоваться, информированы ли Вы о своем бизнесе в достаточной мере, а также насколько такая информация структурирована и качественна? Вовремя ли Вы ее получаете, чтобы принимать важные для бизнеса решения.

Структурированность и доступность информации – только один из факторов, влияющих на управляемость организации. Вторым является эффективность действий, которые совершают сотрудники. Под эффективностью следует понимать целенаправленность, экономность и скорость осуществления операций. Основным инструментом повышения эффективности работы средних и крупных компаний является процессное управление, которое должно быть определено стратегией и поддержано соответствующей организационной структурой.

Итак, для того чтобы управлять компанией нам нужны:

  • своевременная и качественная информация, 
  • алгоритмы работы, которые эффективно, т.е. быстро и с наименьшими затратами, воплощают Ваши решения.

Теперь, когда все налажено…

Есть две вещи, которые заботят каждого собственника с отлаженным бизнесом.

Первое – работают ли бизнес-процессы, т.е. следуют ли сотрудники инструкциям? Второе – не устарели ли эти инструкции и схемы? Ведь каждый день вносит в наши планы какие-то изменения, и бизнес-процессы не являются исключением: то, что было построено и прекрасно работало всего лишь год назад, сегодня может давать сбои или же тянуть слишком много ресурсов.

Мониторинг подобных изменений – одна из функций внутреннего операционного аудита. По сути, внутренний аудит – это такой инструмент в руках собственника, с помощью которого он может следить за работой бизнеса.

Как процесс, внутренний аудит отличается своей детальностью, что подразумевает проведение анализа эффективности каждой операции.

Есть два варианта организации внутреннего аудита: внедрить такую функцию у себя в компании или пригласить внешних консультантов. Плюсы первого – постоянно работающая функция, минусы – расходы на содержание и развитие сотрудников. Достоинство внешних консультантов в квалификации и разностороннем опыте, что, конечно же, отражается на стоимости их работы.

Ох уж эти люди!

Для воплощения и исполнения всех идей и решений нужны люди. Вначале мы полагаемся на друзей и знакомых. Но постепенно компания растет, и вот уже мы не знаем всех тех людей, которые каждое утро приходят в наш офис или цех что-то делать. Известно, что определенный уровень текучести кадров является не только нормальным, но и необходимым условием функционирования компании. Определенно, нам нужна система подбора и развития персонала, система мотивации и оценки результатов работы. Это три вещи позволяют быть уверенным, что в компании работают люди, которые понимают и могут делать то, что от них ожидается, и которые, что самое главное, хотят достигать результатов.

Разумеется, если компания уже существует давно, а сейчас  мы затеяли серьезные изменения, то часть сотрудников не смогут адаптироваться к новым условиям, и они уйдут. Правильная коммуникация с сотрудниками позволит снизить эти потери. При этом, нужно просто быть к ним готовым. Я имею ввиду совершенно конкретные действия – должно быть понимание, кем из своих сотрудников можно заменить руководителей, а у  HR-ра должна быть база резерва.

 Учеба и труд рядом идут

Наличие стратегии, организационной структуры, бизнес-процессов и системы информационных потоков – несомненно, основа любого эффективного бизнеса. Обычно, еще на этапе разработке организационной структуры и бизнес-процессов становится ясно, каких именно знаний и навыков не хватает ключевому персоналу, чтобы успешно внедрять стратегию. Правильным в этой ситуации было бы построение системы обучения и оценки персонала, о которой вскользь уже упоминалось. Если ценности компании сформулированы, то не сложно будет сформировать и так называемую модель компетенций. По сути – это описание качеств, которыми должен обладать сотрудник, чтобы эффективно работать именно в нашей компании, поддерживая ее ценности. Нам нужны критерии, по которым как руководители так и сами сотрудники смогут легко сориентироваться, на сколько каждый конкретный сотрудник соответствует требованиям его должности. Имея перед глазами четкую картину несоответствий, план обучения персонала сделать совсем несложно.

Предвосхищая вопрос, зачем обучать персонал, если можно брать готовых, скажу, что, к сожалению или к счастью, мы не идеальны. Сомневаюсь, что найти идеального сотрудника на какую-то конкретную должность вообще возможно. Кроме того, мало кто захочет годами делать одно и то же. Люди хотят развиваться или хотя бы просто сменить деятельность.  Какое-то время можно игнорировать их желания, но потом они просто уйдут. Так почему же не дать им возможности развития и перемены деятельности внутри компании? Т.е. вопрос расходов на обучение имеет весьма прагматичный характер: или мы управляем этим процессом, или неуправляемый процесс приносит нам неожиданные потери.

Итак, для того, чтобы наш бизнес эффективно работал, нам нужна стратегия, отвечающая потребностям рынка и процессный подход к управлению нашей компанией, который покрывает HR-процессы и включает в себя постоянный мониторинг и улучшение. Когда есть эта база, дальше можно бесконечно работать над ее оптимизацией, адаптацией и улучшением.

Не буду врать, что все это легко и просто. При этом совершенно незазорно позвать на помощь профессионалов. Ведь любое развитие начинается в тот момент, когда мы осознаем, чего нам не хватает.

Оксана Басманова

Печать


Вход